Quando si mette una casa in affitto, trovare rapidamente qualcuno interessato può sembrare la parte più importante. In realtà, ricevere candidature è solo l’inizio.
La vera scelta arriva dopo: come capire se il futuro inquilino sarà in grado di sostenere il canone e gestire correttamente il rapporto di locazione?
Parlare di “inquilino perfetto” può essere fuorviante. Non esiste infatti un profilo ideale valido per ogni appartamento. Esiste invece un candidato più o meno compatibile con quella specifica locazione, valutato sulla base di informazioni concrete, documenti, garanzie e condizioni contrattuali chiare.
Per un proprietario, selezionare bene non significa cercare certezze impossibili. Significa ridurre i rischi evitando di prendere una decisione soltanto sulla base della fretta, della simpatia o di una buona prima impressione.
Prima di cercare l’inquilino, bisogna definire bene la locazione
Una buona selezione comincia ancora prima delle visite.
Il proprietario dovrebbe avere chiari il canone richiesto, le spese condominiali, la durata e la tipologia di contratto prevista, la data dalla quale l’immobile sarà disponibile e le eventuali condizioni legate al suo utilizzo.
Sono informazioni importanti anche per chi cerca casa.
Se vengono comunicate fin dall’inizio in maniera trasparente, permettono di evitare visite e trattative destinate a interrompersi più avanti.
Anche l’annuncio ha quindi un ruolo nella selezione: più le condizioni sono chiare, più è probabile ricevere richieste coerenti con ciò che si sta offrendo.
La prima impressione conta meno delle informazioni verificabili
Una visita piacevole e una conversazione positiva possono sicuramente facilitare il rapporto tra proprietario e candidato. Non dovrebbero però essere il criterio principale della scelta.
Puntualità, modo di comunicare o impressioni personali non permettono di sapere se un canone sarà sostenibile per i prossimi anni.
È più utile raccogliere alcune informazioni direttamente collegate alla futura locazione, per esempio:
- chi occuperà effettivamente l’immobile;
- da quando serve la casa;
- quale durata viene ricercata;
- quale sia la situazione lavorativa o reddituale;
- se sia necessario l’intervento di un garante.
La valutazione dovrebbe rimanere legata a elementi pertinenti al rapporto di locazione e non trasformarsi in un giudizio personale sul candidato.
Quali documenti controllare prima di scegliere
La documentazione aiuta a trasformare una semplice impressione in una valutazione più concreta.
A seconda della situazione del candidato, possono essere richiesti documenti utili a verificare identità e capacità economica, come documento d’identità e codice fiscale e, per la parte reddituale, buste paga o altra documentazione coerente con il tipo di attività svolta.
Per un lavoratore dipendente, un autonomo, uno studente o un pensionato la documentazione disponibile sarà necessariamente diversa.
L’obiettivo non dovrebbe essere accumulare più informazioni possibili, ma acquisire quelle realmente necessarie per valutare la candidatura.
I dati raccolti devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto allo scopo per cui vengono trattati. Devono inoltre essere conservati in modo sicuro e non più a lungo del necessario.
Non guardare solo il reddito: valuta la sostenibilità del canone
Avere un reddito non significa automaticamente riuscire a sostenere qualsiasi affitto.
Una valutazione più efficace considera l’intero costo abitativo: al canone mensile possono infatti aggiungersi spese condominiali, utenze e altri costi ricorrenti.
Il punto è capire se, rispetto alle entrate documentate e alla loro continuità, la spesa mensile richiesta dall’abitazione appare realisticamente sostenibile nel tempo.
Conta anche la stabilità complessiva del profilo.
Un candidato con una situazione lavorativa non tradizionale non è necessariamente meno affidabile di un dipendente a tempo indeterminato: professionisti, autonomi, studenti sostenuti dalla famiglia o lavoratori con contratti differenti possono presentare condizioni economiche adeguate, magari attraverso documentazione diversa o con l’intervento di un garante.
Un buon rapporto di locazione comincia da un contratto chiaro
Una volta individuato il candidato, la selezione non è ancora finita.
Molti problemi durante una locazione nascono da aspetti che all’inizio sembravano secondari: spese non chiarite, manutenzioni, modalità di pagamento, condizioni dell’appartamento al momento della consegna o accordi rimasti soltanto verbali.
Il contratto dovrebbe quindi riportare correttamente le condizioni concordate.
È altrettanto utile documentare lo stato dell’immobile al momento della consegna, soprattutto quando la casa viene affittata arredata. Un verbale di consegna con l’inventario e, quando opportuno, fotografie dello stato degli ambienti può ridurre notevolmente le contestazioni alla fine della locazione.
Anche deposito, eventuali garanzie, spese accessorie e modalità di pagamento devono essere chiariti prima della consegna delle chiavi.
E naturalmente il contratto deve essere correttamente registrato.
Gli errori più comuni quando si sceglie un inquilino
Il primo errore è probabilmente anche il più comprensibile: avere fretta di affittare.
Ogni mese in cui la casa resta vuota rappresenta un mancato incasso, ma scegliere il primo candidato disponibile senza aver completato le verifiche può trasformare un piccolo risparmio di tempo iniziale in una gestione molto più complicata successivamente.
Un altro errore è affidarsi soltanto alla sensazione avuta durante la visita.
All’estremo opposto, però, è sbagliato anche costruire procedure inutilmente invasive: chiedere una quantità eccessiva di documenti non rende automaticamente più sicura la locazione.
Infine, è rischioso arrivare alla firma senza aver chiarito tutti gli aspetti economici e pratici. Canone, spese, deposito, garanzie, data di ingresso, occupanti dell’immobile e condizioni di consegna dovrebbero essere definiti prima, non affrontati quando il rapporto è già iniziato.
Prima di dire sì a un candidato
Una buona procedura di selezione dovrebbe quindi permettere al proprietario di rispondere ad alcune domande semplici:
Le condizioni della locazione sono state spiegate chiaramente?
Il candidato ha fornito informazioni e documenti coerenti con la propria situazione?
Il costo complessivo dell’abitazione appare sostenibile rispetto alle entrate documentate?
Se serve una garanzia aggiuntiva, è stata scelta e formalizzata correttamente?
Tutti gli aspetti economici e pratici sono stati definiti prima della firma?
Se queste risposte sono chiare, la decisione non dipenderà più soltanto dall’impressione avuta durante una visita.
Selezionare bene significa prevenire, non prevedere il futuro
Nessun documento può garantire che durante una locazione non si verificheranno mai difficoltà.
L’obiettivo di una buona selezione è diverso: prendere una decisione basata sul maggior numero possibile di elementi pertinenti e verificabili, prima che il rapporto contrattuale inizi.
È qui che una gestione professionale della locazione può avere un valore concreto: organizzare le candidature secondo criteri uniformi, verificare la completezza della documentazione, individuare le garanzie più adatte, predisporre correttamente contratto e consegna dell’immobile e rispettare gli adempimenti successivi.
Perché affittare bene una casa non significa semplicemente trovare qualcuno disposto a prenderla.
Significa costruire fin dall’inizio le condizioni per un rapporto di locazione più chiaro, sostenibile e sereno per entrambe le parti.
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